Precisamos falar sobre a confiabilidade das informações que os Conselhos usam para tomar decisões
Dez entre dez Conselheiros no Brasil preocupam-se, em algum momento, com a qualidade das informações que usam para tomar decisões. A preocupação é justificada: as informações são imprescindíveis para analisar o passado, definir as metas, avaliar comportamentos dos consumidores, analisar a concorrência. Como agir, reagir e ser inovador sem saber o que está ocorrendo no mercado? Mas, antes de responder tal pergunta, vem outra: como saber se as informações recebidas são boas? Pois, se elas estiverem enviesadas ou forem imprecisas, as conclusões estarão erradas.
Grandes investimentos têm sido feitos em tecnologias, sistemas e máquinas. Entretanto, surgem algumas preocupações: os investimentos não estão necessariamente contribuindo para que a empresa disponha de informações adequadas, pois elas podem chegar aos Conselhos de Administração passando por camadas e camadas de filtros, formatações e interpretações. Dessa forma, os Conselhos nem sempre conseguem tomar decisões estratégicas eficazes e oportunas com base nas informações que recebem.
Como qualificar uma informação como adequada? Está claro que a qualidade depende do que se pretende, da necessidade, do uso. Ainda assim, é possível identificar algumas particularidades. Segundo o COBIT, modelo de boas práticas em Governança de TI, as informações precisam ter valores “contextuais” e “intrínsecos” para serem consideradas apropriadas ou “conformes”.
Para facilitar a vida das empresas e gestores, organizamos estes atributos em um prático checklist
de seis itens, a partir do qual é possível questionar se a informação tem confiabilidade. Ele é útil em qualquer tipo de negócio e organização e pode ser utilizado em situações como nas análises de resultados, discussões sobre recomendações e preparação de materiais para os Conselhos, por exemplo.
Os atributos contextuais estão relacionados à aplicação a um determinado cenário ou ambiente de uso e, fundamentalmente, conferem à informação:
- Relevância – a informação é útil para pessoas, processos organizacionais e funções de negócio, além de ser aplicável a alguma necessidade;
- Completude – a informação vem por inteiro, sem partes faltantes e em nível de detalhamento e abrangência necessários e suficientes para a necessidade em questão;
- Consistência – a informação mostra coerência com as ideias que representa, é lógica e apresentada em um formato padronizado e inteligível.
Já os atributos intrínsecos são referentes ao grau de conformidade da informação em relação à verdade e realidade que representam, atribuindo à informação:
4. Exatidão – a informação é precisa, correta e confiável, procurando refletir a expressão da verdade;
5. Objetividade – a informação é isenta, livre de preconceitos, vieses, julgamentos. Também precisa ser imparcial, revelando fatos, dados e não opiniões;
6. Boa reputação – até a informação precisa disso: ela tem que vir de fontes conhecidas, confiáveis, adequadas. Os filtros e transformações precisam ficar transparentes e serem bem explicados.
O maior desafio é que incorporar o checklist ao dia a dia organizacional dá trabalho. Como fazer então? Os gestores precisam incluir a exigência por informações de boa qualidade como parte das atividades, uma espécie de prática embutida em processos. E os Conselheiros, guardiões máximos da Governança, da estratégia e das decisões que afetam o futuro e o entorno das organizações, precisam pautar o tema em suas agendas e discussões, cobrando dos executivos os questionamentos do checklist.
As empresas que conseguem aumentar o nível de exigência da qualidade da informação tomam decisões baseadas em fatos e dados, sem se basearem apenas em impressões e experiências dos executivos. Estas empresas agem e reagem com mais segurança e assertividade sobre seus negócios, o mercado, os clientes e o entorno.
Isso aparece no filme “Margin Call”, quando as más notícias aparecem apenas após uma exaustiva análise de um funcionário crítico, com discernimento e desconfiado, que “descobre” a real situação dos clientes que confiaram seus investimentos à corporação. Na prática, as informações eram “maquiadas” para esconder comportamentos fraudulentos. E aí temos o dia antes do fim da empresa e de algumas pessoas.
Portanto, vale a pena se questionar: como estão as informações na sua empresa? Passam pelo checklist dos seis atributos? Você, como Conselheiro de Administração, exige qualidade da informação dos executivos e gestores? Quando entende que as informações não estão adequadas, procura ajuda de especialistas?
Em se tratando de informação, a única coisa inaceitável é aceitar a falta de qualidade.